Zásady ochrany osobních údajů

Kdo za to odpovídá

Správcem vašich osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 7 GDPR je spolek V Aquatics Swimming Academy, z.s., IČO 11718153, se sídlem Vaníčkova 100/6, Břevnov, 169 00 Praha 6. Swim Monkeys je označení, pod kterým vystupuje.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali a nemáme tuto povinnost. S čímkoli z této stránky se obraťte na office@vaquatics.cz nebo na +420 730 555 539 — odpovídá vám člověk.

Jaké údaje uchováváme

To, co služba potřebuje k fungování, a nic sbíraného jen tak pro jistotu:

• Údaje účtu — jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, jazyk, ve kterém vám máme psát, a heslo v podobě kryptografického otisku, který nelze zpětně přečíst.
• Váš plavecký profil a poznámky, které si k tréninku vede kancelář. Nejde o zdravotnickou dokumentaci: cokoli o zdraví patří trenérovi osobně, a proto vás kontaktní formulář prosí, abyste to do něj nepsali.
• Rezervace, jejich rušení a docházku — která lekce, kdy a jak dopadla.
• Kredity a platby — co jste koupili, za kolik, kdy to bylo zaplaceno, jakým způsobem podle brány a pod jakým jejím identifikátorem transakce. Celé číslo karty se k nám nedostane.
• Souhlasy — s jakým dokumentem jste souhlasili, v jaké verzi, kdy a z jaké IP adresy. Tento záznam je důkazem, že souhlas byl udělen.
• E-maily, které jsme vám poslali, aby na otázku „přišla mi vůbec ta zpráva“ šlo později odpovědět.
• Zprávy, které nám pošlete kontaktním formulářem.
• Technický záznam o změnách v systému, kvůli bezpečnosti a kvůli tomu, aby šlo dohledat, co se s účtem stalo.

Proč je zpracováváme

Každý účel má svůj právní základ podle čl. 6 odst. 1 GDPR:

• Vedení účtu, přijímání rezervací a plateb a poskytnutí tréninku — plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b). Bez těchto údajů vám službu poskytnout nelze.
• Vystavování daňových dokladů a vedení účetnictví — plnění právní povinnosti, čl. 6 odst. 1 písm. c), podle českých účetních a daňových předpisů.
• Zabezpečení služby, prevence zneužití a schopnost doložit, co bylo kdy sjednáno — náš oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f).
• Zasílání novinek z akademie a užití fotografií z tréninku — váš souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a), o který žádáme zvlášť a který můžete kdykoli odvolat. Ani jedno není podmínkou tréninku u nás.

Kdo je vidí

Uvnitř akademie trenéři a pracovníci kanceláře, kteří je potřebují k práci, kterou zrovna dělají, a nikdo další.

Mimo ni nám se službou pomáhají níže uvedení zpracovatelé. Každý s vašimi údaji nakládá jen podle našich pokynů a na základě smlouvy, která to stanoví. Vaše údaje neprodáváme a mimo Evropský hospodářský prostor nic nepředáváme, s výjimkou toho, co je uvedeno níže.

• Comgate a.s., IČO 27924505 — platební brána. Údaje o kartě jdou přímo jí, ne přes nás.
• Seyfor, a. s., IČO 01572377 (iDoklad) — vystavování faktur a opravných daňových dokladů.
• Postmark, služba společnosti ActiveCampaign, LLC (Spojené státy) — rozesílání e-mailů, na kterých služba stojí. Předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise.
• ASPone, s.r.o., IČO 28274326 — hosting, na kterém běží aplikace i její databáze, v České republice.
• Google Ireland Limited — písmo, které si tento web načítá, a přihlášení přes Google, pokud si ho zvolíte. Načtením písma se Google dozví vaši IP adresu.
• Naši účetní a orgány veřejné moci tam, kde to ukládá zákon.

Propojené účty

Pokud svůj účet propojíte s účtem jiného plavce, uvidíte navzájem svá křestní jména a plavec, který platí, uvidí rezervace, které druhému vytvořil a zaplatil — o jakou lekci jde, kdy se koná a zda byla zrušena.

Nic dalšího se nesdílí. Plavec, který platí, nevidí rezervace, které si druhý platí sám, jeho docházku, kontaktní údaje ani zůstatek. Plavec, který na lekce chodí, nevidí, kolik bylo plátci účtováno, ani plátcovy vlastní rezervace.

Pozvánku posíláme na e-mailovou adresu, kterou zadá zvoucí plavec. Tuto adresu použijeme k doručení pozvánky a k jejímu rozpoznání, až se pozvaný plavec přihlásí. Nepřijatá pozvánka po sedmi dnech vyprší.

Jak dlouho je uchováváme

Tak dlouho, jak je potřeba k účelu, ke kterému byly získány, a dále:

• Účet a co k němu patří — po dobu existence účtu a tři roky po jeho zrušení, což odpovídá obecné promlčecí lhůtě pro nároky na obou stranách.
• Faktury, opravné daňové doklady a záznamy o platbách — deset let od konce zdaňovacího období, do kterého spadají, protože to ukládají předpisy o DPH a o účetnictví. Tuto lhůtu na žádost zkrátit nemůžeme.
• Záznamy o souhlasech — po dobu existence účtu a tři roky poté, protože jejich smyslem je prokázat, co bylo sjednáno.
• Záznam o odeslaných e-mailech — tři roky.
• Zprávy z kontaktního formuláře — rok od ukončení komunikace.
• Technický záznam o změnách — rok.

Vaše práva

K údajům, které o vás vedeme, máte práva, která vám dává GDPR. Kterékoli z nich uplatníte na office@vaquatics.cz a odpovíme vám do jednoho měsíce.

• Přístup — kopii toho, co o vás vedeme, a vysvětlení, co s tím děláme.
• Oprava — nápravu čehokoli nesprávného nebo neúplného.
• Výmaz — smazání tam, kde už nemáme důvod údaje držet. Desetiletá účetní lhůta výše takovým důvodem je, a faktura tak přežije zrušení účtu, ke kterému patřila.
• Omezení zpracování — pozastavení po dobu, kdy se řeší spor o tyto údaje.
• Přenositelnost — údaje, které jste nám dali, ve strojově čitelné podobě, abyste je mohli vzít jinam.
• Námitka — proti všemu, co děláme na základě svého oprávněného zájmu.
• Odvolání souhlasu — u souhlasu s novinkami a s fotografiemi, kdykoli, bez vlivu na to, co se dělo předtím.
• Stížnost — u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív ozvete nám, ale právo máte tak jako tak.

Kontakt

Cokoli k těmto zásadám nebo k vašim údajům: office@vaquatics.cz, +420 730 555 539, nebo poštou na adresu V Aquatics Swimming Academy, z.s., Vaníčkova 100/6, Břevnov, 169 00 Praha 6.

Abychom odpovídali tomu správnému člověku, můžeme vás před vyřízením žádosti o samotné údaje požádat o ověření totožnosti.

Tyto zásady mají v záhlaví verzi a datum účinnosti. Pokud je podstatně změníme, dáme vám vědět na adresu uvedenou na účtu.